Elektronischer und zentraler Rechnungseingang bei der Stadt Viernheim

Die Stadt Viernheim stellt im Zuge der Digitalisierung auf einen zentralen Rechnungseingang um. Ab sofort bitten wir darum, dass uns Rechnungen bevorzugt elektronisch übermittelt werden.

Um Ihre elektronische Rechnung künftig termingerecht bearbeiten zu können, beachten Sie bitte die folgenden Punkte bei der Erstellung ihrer Rechnungen: Elektronischer Rechnungseingang

Wir bitten grundsätzlich um die Übermittlung der Rechnung in elektronischer Form. Hierdurch können nicht nur wir schneller und effektiver arbeiten, sondern auch Sie können Porto-, Druck- und Materialkosten sparen.

Bitte beachten Sie aber die folgenden Kriterien bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungen:

  • Für den Versand von Rechnungen per E-Mail verwenden Sie bitte ausschließlich die folgende E-Mail-Adresse:
  • Bei elektronischem Versand ist auf zusätzliche Zusendung von Rechnungen per Post zu verzichten
  • Wir bevorzugen Rechnungen im Rechnungsformatstandard "Zugferd" oder "Xrechnung", da sich Rechnungen in diesem Format am effizientesten verarbeiten lassen.
    PDF-Rechnungen können aber ebenso von uns verarbeitet werden
    • Bei Rechnungen im PDF Format bitte pro Rechnung eine eigene PDF-Datei erzeugen (vorzugsweise mit qualifizierter elektronischer Signatur) - von einem Einscannen der Original-Papierrechnung im PDF-Format bitten wir abzusehen

Bitte senden Sie nur Rechnungen und Gutschriften an dieses Postfach! Alle anderen Dokumente (z.B. Mahnungen) werden nicht weiter verarbeitet.

 

Postalischer Rechnungseingang

Können Sie uns die Rechnung nicht in digitaler Form zur Verfügung stellen, bitten wir darum, die Papierrechnung ausschließlich an folgende zentrale Adresse zu senden:

Stadtverwaltung Viernheim
Amt/Fachbereich
(ggfs.) zuständiger Ansprechpartner
Kettelerstr. 3
68519 Viernheim

Damit in unserem Haus eine optimale und einwandfreie Zuordnung sowie Bearbeitung Ihrer Rechnungen erfolgen kann, ist das zuständige Amt bzw. der zuständige Fachbereich und ggfs. der Ansprechpartner anzugeben.

E-Mail mit SX-MailCrypt Verschlüsselung

Sie können mit uns auf einem sicheren Weg per E-Mail kommunizieren. Senden Sie bitte der betreffenden Person eine E-Mail, mit dem Hinweis, dass Sie eine vertrauliche Nachricht senden wollen oder kontaktieren Sie uns telefonisch.

Wie geht es weiter?

Sie erhalten eine SPX Registrierungsanfrage der Stadt Viernheim, in der Sie aufgefordert werden, sich mit E-Mail Adresse und einem Passwort zu registrieren. Mit Ihrem Passwort können Sie verschlüsselte E-Mails der Stadtverwaltung Viernheim öffnen. Sie vergeben das Passwort selbst.

Wie kann ich eine verschlüsselte Nachricht öffnen?

Sie erhalten eine verschlüsselte E-Mail: Öffnen Sie zunächst den pdf-Anhang. Sie werden nun aufgefordert Ihr Passwort einzugeben. Geben Sie ihr Passwort ein. Die Nachricht öffnet sich entschlüsselt im pdf-Format.

Wie antworte ich auf eine verschlüsselte Nachricht?

Betätigen Sie den Button Antworten im pdf-Dokument, dadurch öffnet sich ein Fenster mit einem Textfeld in Ihrem Standardbrowser. Hier kann der Antworttext eingegeben und gesendet werden. Es kann zudem ein Anhang beigefügt werden.

Wie lange ist mein Passwort gültig?

Ihr Passwort ist bis zu 30 Tage nach dem letzten Mailverkehr gültig.
Dies bedeutet, dass wenn Sie Ihr Passwort 30 Tage lang nicht genutzt haben, müssen Sie sich neu registrieren und ein neues Passwort vergeben.